Binnenkort introduceert AccountView nieuwe functionaliteit voor de administrateur en accountant in de samenstelpraktijk: de module Samenstel-assistent en AccountView Werkprogramma. Daarmee realiseert u niet alleen een hogere kwaliteit in uw administratieve dienstverlening, maar u houdt ook meer tijd over voor tussentijdse rapportages en adviesdiensten. Het lijkt tegenstrijdig: een hogere kwaliteit én een hogere efficiency, maar het kan!

Inspelen op marktontwikkelingen

De accountancymarkt is in beweging. Er is sprake van personeelsschaarste, er moet meer worden gedaan door dezelfde mensen. Tarieven in de samenstelpraktijk staan onder druk, en kantoren willen al jarenlang meer (en hoger getarifeerde) adviesdiensten leveren. Daarvoor zijn wel ‘kapstokproducten’ nodig, zoals tussentijdse rapportages of benchmarkgegevens. Maar kwartaal- of maandrapportages zetten de werkbelasting nog meer onder druk. AccountView heeft in nauw overleg met een aantal klanten in de accountancysector naar een oplossing gezocht. We kunnen de personeelsschaarste niet oplossen. We konden er wel voor zorgen dat uw mensen meer werk verzetten, en een hogere kwaliteit leveren. Die oplossing is de module Samenstel-assistent geworden.

Kwaliteit en kwantiteit

Jaarrekeningen en tussentijdse rapporten zijn tegenwoordig met rapportgeneratoren uitstekend te automatiseren. In een paar minuten drukt u een fraai opgemaakt rapport af, maar dat zegt natuurlijk niets over de kwaliteit van de administratie.

Staan alle inkoopnota’s wel ingeboekt? Sluit de activa-administratie aan op het grootboek? Wijken de rekeningen huur of loonkosten niet teveel af van de vorige periode?  Kloppen de verbandscontroles tussen rente en leningen? Zijn de rentabiliteit en solvabiliteit in lijn met het branchegemiddelde?

Allemaal vragen waar u met uw werkprogramma een antwoord op wilt krijgen voordat u het rapport naar uw cliënt stuurt, die er mee naar de bank stapt. Met de standaardfunctionaliteit nam AccountView u al werk uit handen, omdat veel controlerapportages standaard beschikbaar zijn. U voert ze uit, en komt bijvoorbeeld na twintig minuten tot de conclusie dat de administratie prima op orde is (een goede kwaliteit) en het tussentijds rapport de deur uit kan. Gelukkig vaak declarabel, maar uw kantoor heeft niet voldoende capaciteit om voor alle cliënten op deze manier kwartaal- of maandrapportages op te stellen.

Samenstel-assistent

Deze module neemt u werk uit handen, zorgt voor een hogere kwaliteit van uw cliëntadministraties en een volledige dossieropbouw. U legt controles vast in Controlesets, bijvoorbeeld voor het werkprogramma van het jaarwerk, tussentijdse rapportages, de BTW-aangifte, of een maandelijkse controle van online cliëntadministraties in AccountView. Bij elke controle legt u het gewenste resultaat vast; zo is ‘aansluiting’ de gewenste uitkomst van de controle op aansluiting met de activa-administratie. Voor cijferanalyse kunt u bijvoorbeeld vastleggen dat de periodesaldi op de rekeningen huur en lonen niet meer dan 5% mogen afwijken van de vorige periode (of vorig jaar). Deze controles hoeft uw vaktechnische afdeling maar één keer vast te leggen voor al uw (groepen van) cliënten.

Vanaf dat moment kunt u de controlesets zo vaak als u wilt uitvoeren. AccountView presenteert u duidelijk welke controles er ‘correct’ zijn (het gewenste resultaat) zijn en welke er ‘incorrect’ zijn. Aansluitingen en volledigheidscontroles die goed zijn hoeft u niet meer na te lopen, dat heeft Samenstel-assistent voor u gedaan. U kunt uw aandacht volledig richten op ‘incorrecte’ controles, en dát bespaart u veel tijd. U kunt direct inzoomen op de onderliggende gegevens om de nodige aanpassingen te verrichten. Bijzonder efficiënt.

Hoeveel tijd besteedt u nu aan controles voor een tussentijds rapport van een eenvoudige administratie? Zelfs als alles in orde blijkt te zijn, bent u daar al snel 15 tot 30 minuten mee bezig. Met Samenstel-assistent ziet u in twee minuten dat alle controles ‘correct’ zijn, en bent u er zeker van dat de administratie op orde is. Zo kunt u bergen werk verzetten.

Eenvoudig in gebruik

Samenstel-assistent  wordt in twee varianten geleverd: I en II. Samenstel-assistent I is bedoeld voor kantoren die snel willen starten en de relevante tussentijdse en eindejaarscontroles met een minimale inspanning maximaal willen automatiseren. U kunt direct aan de slag met standaardcontroles als de aansluitingen voor activa, debiteuren/crediteuren, BTW/ICL, boekjaar en beginvoorraad, de afloopanalyse openstaande posten, negatieve kascontrole en ontbrekende factuurnummers.

Met Samenstel-assistent II haalt uw accountantsorganisatie het onderste uit de kan. Deze module biedt complexere rekenkundige controles. U kunt bijvoorbeeld de af te dragen BTW van periode 3 vergelijken met de afdracht in periode 4. De controles en controlesets kunnen volledig op maat worden ingericht voor de processen uw op kantoor. Ook is het mogelijk om performance-indicatoren voor uw cliënt vast te leggen, en te monitoren of bijvoorbeeld de brutomarge en de omzet per medewerker nog binnen de gestelde bandbreedte valt.

Werkprogramma

Samenstel-assistent is een uniek nieuw gereedschap voor tussentijdse rapportages en jaarwerk, dat u vanuit AccountView kunt uitvoeren. Juist bij het jaarwerk biedt de aansluiting tussen controles en de items in uw werkprogramma efficiency in optima forma. Maar het zou natuurlijk nóg handiger zijn als het werkprogramma automatisch de controles aanstuurt, en u tegelijk een compleet dossier opbouwt.

Daarom heeft AccountView ook een werkprogrammapakket ontwikkeld als aparte applicatie. In AccountView Werkprogramma kunt u een onbeperkt aantal werkprogrammamodellen definiëren en toepassen op uw cliëntenadministraties. Die modellen koppelt u met de controles van Samenstel-assistent. Zo koppelt u bijvoorbeeld uw werkprogramma-item van de aansluiting tussen de activa-administratie en het grootboek aan de bijbehorende controle.

En daar begint de échte efficiency: als u een werkprogramma voor een cliëntadministratie start, worden de gekoppelde controles automatisch uitgevoerd, de status wordt doorgegeven aan het werkprogramma-item, en het controlerapport wordt als dossierstuk aan het werkprogramma-item gekoppeld. Met andere woorden: in een paar minuten hebt u in uw werkprogramma een flink aantal items afgewerkt (de status van de onderliggende controles is ‘correct’), het onderliggende dossier daarvan opgebouwd (inclusief cijferanalyse!), en kunt u uw aandacht besteden aan die onderdelen waarvoor dat nodig is.

Automatische signalering

Een belangrijk voordeel is dat u de controles op elk moment opnieuw kunt uitvoeren. Dit heft het aloude nadeel van andere werkprogramma’s op: u voert het werkprogramma item voor item uit, maar u ziet niet of wijzigingen voor item 8 alsnog gevolgen hebben voor item 4. Samenstel-assistent signaleert het automatisch als de onderliggende gegevens van een ‘correcte’ controle zijn gewijzigd. Het resultaat van de controle zou dan immers ook kunnen veranderen in ‘incorrect’. Dit werkt ook automatisch door in het werkprogramma.

Een praktijkvoorbeeld. De Samenstel-assistent heeft de aansluiting tussen de vaste activa-administratie en het grootboek gecontroleerd. De status ‘correct’ is gecommuniceerd met het Werkprogramma, waar dit item vervolgens automatisch is afgewerkt. Maar later blijkt uit de cijferbeoordeling dat een investering ten onrechte in de inventariskosten is geboekt. U zoomt vanuit de Samenstel-assistent door naar de achterliggende boeking en corrigeert die. Daarna is de cijferbeoordeling correct, maar de Samenstel-assistent bewaakt alle items voortdurend. De status van de eerdergenoemde activacontrole verandert dan ook direct in ‘te controleren’. U controleert het item opnieuw, en de status wordt ‘niet correct’. Pas nadat de vaste activa-administratie voor de gecorrigeerde investeringsboeking is bijgewerkt, zal de Samenstel-assistent weer de status ‘correct’ tonen. Uiteraard is het daarna pas weer mogelijk om het bewuste item in het Werkprogramma af te werken.

Samenstel-assistent voert dus niet alleen een controle uit, maar controleert ook voortdurend of de brongegevens die aan de uitkomst van een controle ten grondslag liggen, veranderen. Zo ja, dan signaleert Samenstel-assistent dit onmiddellijk.

Een nieuwe manier van werken

Samenstel-assistent en AccountView Werkprogramma luiden een nieuw tijdperk in de samenstelpraktijk in. U hebt het voeren van de administratie en de rapportage vergaand geautomatiseerd. Nu automatiseert u ook het proces daartussen: de controle op de (kwaliteit van) administraties. Onze eerste pilots geven aan dat men daaraan moet wennen. Het gaat dan ook om een nieuwe manier van werken.

Want om de grote efficiencyvoordelen te behalen moet u uw aandacht uitsluitend richten op die onderdelen waarvoor dat nodig is: de incorrecte controles. Aan alles wat klopt in uw cliëntadministratie besteedt u simpelweg geen tijd meer. Dat betekent dus geen grootboekkaarten meer afdrukken, geen aansluiting BTW meer narekenen, en ook de controlerapporten van AccountView niet meer bekijken. Vertrouw daarvoor op de Samenstel-assistent, net zoals u al jaren op de financiële administratie van AccountView vertrouwt.

Direct meer informatie? Neem contact met ons op via 020-8200750 of door middel van het contactformulier.